Executive Assistant - CWB Welding Foundation

Milton, ON

The CWB Welding Foundation is a public, national charitable not-for-profit organization that provides and manages a diverse portfolio of educational programs across Canada. These programs are directed at supporting the advancement of welding education and building awareness of current and future welding and related career and development opportunities among existing and potential students, educators across geographic and demographically diverse groups, and in partnership with industry and government(s).   The Foundation is funded by external donations and by the CWB Group, with external donations increasing significantly in recent years and planned to become more significant in the future. The Foundation requires professional administrative support and liaison both internally (finance, marketing, staff support) and with external stakeholders (donors, sponsor and educational partners including successful and not successful grant and funding recipients) for its programs and other offerings.  The Executive Assistant supports the Executive Director and the Board of Directors for scheduling, logistics, financial and operational plans and reporting, and inventory and supply management; and supports the Program Director and Technical Outreach Officers in their activities.   This position works directly with the CWB Group Corporate Services team, most specifically, accounting and finance for gift processing and records. 

This position is based out of the Milton office and will report directly to the Executive Director, CWB Welding Foundation.


  • Board Liaison and Secretary, CWB Welding Foundation Board of Directors
  • Take minutes during meetings
  • Primary contact among stakeholders, Foundation Executive, and board membersManagement, implementation and monitoring of donor relations activities, contacts, records, financial status, stewardship and recognition communications
  • Primary user and coach for the staff team in the effective and efficient utilization of Raiser’s Edge, as per implementation guidelines
  • Administer and maintain records for the application and award/grant processes for each of the Foundation’s funded programsRecord new commitments, set up scheduled payments, prepare cheque requisitions for approval
  • Scheduling and coordination of internal team meetings and cross functional team engagement with CWB Group partners
  • Financial reporting as required by CRA and support of government funded program and project reporting requirements


  • A minimum of 5 - 7 years related experience
  • Not-for-profit, sales and marketing, business administration to include not for profit, accounting, advancement services, digital and database management
  • Work experience as an Executive Assistant or similar role
  • Required to have expertise in advancement (not for profit) fundraising activities and the support of such and will support the prospecting and relationship development activities of the Manager, Fund Development.
  • Administration and supervision/monitoring of staff in their training and use of Raiser’s Edge, the Foundation’s donor management system.
  • Knowledge is required of gift acceptance and donor relationship management reporting and best practices. 
  • Timely and accurate reporting to government as required by CRA. 


La Fondation du soudage CWB est un organisme de bienfaisance national sans but lucratif qui offre et gère un portefeuille diversifié de programmes éducatifs à travers le Canada. Ces programmes visent à soutenir l'avancement de l'éducation en soudage et à sensibiliser les étudiants actuels et potentiels, les éducateurs de groupes géographiques et démographiques diversifiés, et en partenariat avec l'industrie et les gouvernements à la soudure actuelle et future et aux opportunités de développement connexes. La Fondation est financée par des dons externes et par le Groupe CWB, les dons externes augmentant considérablement ces dernières années et devant devenir plus importants à l'avenir. La Fondation a besoin d'un soutien administratif professionnel et d'une liaison à la fois en interne (finances, marketing, soutien du personnel) et avec des parties prenantes externes (donateurs, sponsors et partenaires éducatifs, y compris les bénéficiaires de subventions et de financements réussis et non retenus) pour ses programmes et autres offres. L'adjointe exécutive soutient le directeur exécutif et le conseil d'administration pour la planification, la logistique, les plans et rapports financiers et opérationnels et la gestion des stocks et des approvisionnements; et soutient le directeur de programme et les agents de liaison technique dans leurs activités. Ce poste travaille directement avec l'équipe des services corporatifs du Groupe CWB, plus particulièrement, la comptabilité et les finances pour le traitement et les dossiers des cadeaux.

Ce poste est basé au bureau de Milton et relèvera directement du directeur exécutif, Fondation du soudage CWB.


  • Liaison avec le conseil d'administration et secrétaire du conseil d'administration de la Fondation du soudage CWB
  • Prendre des minutes lors des réunions
  • Contact principal entre les parties prenantes, le directeur de la Fondation et les membres du conseil d'administration
  • Gestion, mise en œuvre et suivi des activités de relations avec les donateurs, contacts, dossiers, situation financière, communications d'intendance et de reconnaissance
  • Utilisateur principal et coach de l'équipe du personnel dans l'utilisation efficace et efficiente de Raiser’s Edge, conformément aux directives de mise en œuvre
  • Administrer et tenir à jour les dossiers des processus de demande et d’octroi / subvention pour chacun des programmes financés par la Fondation
  • Enregistrer les nouveaux engagements, configurer les paiements planifiés, préparer les demandes de chèques pour approbation
  • Planification et coordination des réunions d'équipes internes et engagement d'équipe interfonctionnelle avec les partenaires du Groupe CWB
  • Rapports financiers selon les exigences de l'ARC et soutien des exigences en matière de rapports sur les programmes et les projets financés par le gouvernement


  • Un minimum de 5 à 7 ans d'expérience connexe
  • Organisme à but non lucratif, ventes et marketing, administration des affaires, à but non lucratif, comptabilité, services d'avancement, gestion numérique et gestion de bases de données
  • Expérience de travail en tant qu'adjointe exécutive ou rôle similaire
  • Nécessité d'avoir une expertise en matière d'avancement (sans but lucratif) des activités de collecte de fonds et le soutien de celles-ci et soutiendra les activités de prospection et de développement des relations du gestionnaire, Développement des fonds.
  • Administration et supervision / suivi du personnel dans sa formation et utilisation de Raiser’s Edge, le système de gestion des donateurs de la Fondation.
  • Une connaissance de l'acceptation des cadeaux et des rapports de gestion des relations avec les donateurs et des meilleures pratiques est requise.
  • Rapports opportuns et précis au gouvernement, comme l'exige l'ARC.


How to Apply

Anyone who is interested, or who knows of someone that may be interested in this position, should submit a covering letter and resume in writing to Human Resources. Resumes can also be sent via e-mail to recruitment@cwbgroup.org or faxed to 905-542-1318. Please include the title of the position that you are applying for in the subject line of your email.

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