Executive Assistant

Milton, ON

The Executive Assistant is responsible for the efficient running of the office of the Senior Vice President. The incumbent will coordinate travel and administrative functions for Senior Management as required, arrange special events; and provide recording meetings as assigned, Client meeting coordination and preparation, Processing and submitting expenses and Drafting and editing reports/presentations.

This position will report to the Senior Vice President and will work out of our office in Milton, Ontario.

Following are the qualifications needed:

  • Post-Secondary Education; Business or Administrative Diploma preferred.
  • 5-7 years of solid and progressive office administration experience in a senior role.
  • Previous experience as an Executive Assistant
  • Experience supporting senior management
  • Experience support multiple teams
  • Proficiency in Microsoft office software (Office, Word, Excel, Visio, PowerPoint). Familiarity with CRM is an asset. Excellent people skills, including experience working with cross departmental teams
  • Outstanding communication skills; presentation, written, verbal, listening, and influencing others
  • Strong customer relationship acumen; comfortable interacting with all levels of an organization, including the “C” level


L’adjointe administrative est responsable du bon fonctionnement du bureau du vice-président principal. Le/ la titulaire coordonnera les déplacements et les fonctions administratives de la haute direction selon les besoins, organisera des manifestations spéciales; et assurer l'enregistrement des réunions assignées, la coordination et la préparation de la réunion du client, le traitement et la soumission des dépenses et la rédaction et l'édition de rapports / présentations.

Ce poste relèvera du vice-président principal et travaillera à notre bureau de Milton, Ontario.

Les qualifications suivantes sont recherchées :

  • L'éducation post-secondaire; Diplôme commercial ou administratif préféré
  • 5 à 7 ans d’expérience solide et progressive en administration de bureau dans un poste de direction.
  • Expérience antérieure en tant qu’assistante de direction
  • Expérience à l'appui de la haute direction
  • Expérience supporte plusieurs équipes
  • Maîtrise des logiciels de bureautique Microsoft (Office, Word, Excel, Visio, PowerPoint). La connaissance du CRM est un atout. Excellentes compétences relationnelles, y compris expérience de travail avec des équipes interministérielles
  • Compétences de communication exceptionnelles; présentation, écrite, verbale, à l'écoute et influençant les autres
  • Sens aigu de la relation client; être à l'aise pour interagir avec tous les niveaux d'une organisation, y compris le niveau «C»

How to Apply

Anyone who is interested, or who knows of someone that may be interested in this position, should submit a covering letter and resume in writing to Human Resources. Resumes can also be sent via e-mail to recruitment@cwbgroup.org or faxed to 905-542-1318. Please include the title of the position that you are applying for in the subject line of your email.